Guide utilisateur
Tout ce que vous devez savoir pour tirer le meilleur parti de GardiePro — basé sur le fonctionnement réel de l'application.
Démarrage
Téléchargement et installation
Téléchargez GardiePro depuis l'App Store (iOS) ou le Google Play Store (Android). Lors du premier lancement, une présentation en 8 étapes vous guide pour configurer votre service de garde.
Configuration initiale — Profil
Remplissez le nom de votre service de garde, le bureau coordonnateur, le nom de la RSGE, votre adresse et votre tarif journalier. Ces informations apparaîtront sur toutes vos factures et rapports PDF.
Configuration initiale — Facturation
Choisissez votre fréquence de facturation : hebdomadaire, aux 2 semaines ou mensuelle. Si vous facturez aux 2 semaines, sélectionnez un lundi de référence pour définir vos cycles. Configurez aussi un lundi de référence pour vos fiches d'assiduité.
Consentement et protection des données
GardiePro vous demande votre consentement pour le stockage des données personnelles des enfants et des parents, conformément à la Loi 25. Vos données sont hébergées sur des serveurs à Toronto (Appwrite Cloud).
Catégories de dépenses créées automatiquement
Au premier démarrage, 9 catégories de dépenses par défaut sont créées dans votre compte. Vous pouvez les personnaliser dans Paramètres → Catégories.
Tableau de bord
Vue d'ensemble de la journée
L'écran Aujourd'hui affiche la date du jour, le nombre d'enfants présents, le total des dépenses du mois et un mini-calendrier de congés. Les 6 premiers enfants inscrits apparaissent avec des bascules rapides AM/PM pour enregistrer les présences sans quitter l'écran.
Enregistrement rapide des présences
Depuis le tableau de bord, appuyez sur les boutons AM et PM de chaque enfant pour marquer une demi-journée de présence. Pour voir et modifier toutes les présences, accédez à l'onglet Présences.
Calendrier des congés
Le mini-calendrier affiche les congés du mois en cours avec un code couleur : ambre pour les congés facturables (AN, AD, L) et gris pour les congés non facturables (F, F½). Les statistiques en bas indiquent le nombre de jours ouvrables, de congés non facturables et de jours payables.
Ajouter un congé depuis le tableau de bord
Appuyez sur n'importe quel jour du calendrier pour ouvrir le sélecteur de type de congé. Choisissez parmi : F (Fermeture non subventionnée), F½ AM ou PM (demi-journée de fermeture), AN (Fermeture non déterminée subventionnée), AD (Fermeture prédéterminée subventionnée) ou L (Fermeture pour activités associatives). Les types AN, AD et L sont facturables.
Bouton Scanner une facture
Le bouton gradient en haut de l'écran vous amène directement au scanner de factures IA (Premium et Pro). Si l'extraction automatique est désactivée dans les paramètres, une bannière orange vous le signale.
Gestion des congés
Accéder au calendrier des congés
Depuis le tableau de bord, appuyez sur le calendrier ou naviguez vers l'onglet dédié. La vue mensuelle affiche tous les congés avec les statistiques du mois : jours ouvrables, congés non facturables et jours payables.
Types de congés et facturation
Types non facturables (gris) : F = Fermeture non subventionnée, F½ AM = fermeture avant-midi (les présences PM restent possibles), F½ PM = fermeture après-midi (les présences AM restent possibles). Types facturables (ambre) : AN = fermeture non déterminée de service subventionné, AD = fermeture prédéterminée, L = fermeture pour activités associatives.
Modifier ou supprimer un congé
Appuyez sur un jour du calendrier pour modifier le type de congé existant ou en ajouter un. Dans la liste des congés du mois, le bouton × rouge à droite de chaque entrée supprime immédiatement le congé.
Exporter le calendrier en PDF
Appuyez sur l'icône PDF dans la barre de titre. Trois options sont disponibles : le mois affiché, les 6 prochains mois, ou l'année en cours.
Impact sur les présences
Les jours de congé F complet bloquent l'enregistrement de toutes les présences. Les congés F½ AM désactivent les boutons AM dans le registre des présences ; les congés F½ PM désactivent les boutons PM.
Gestion des enfants
Liste des enfants — inscrits et archivés
La liste affiche par défaut les enfants inscrits. Utilisez la bascule en haut pour basculer vers les enfants archivés. La loupe en haut à droite ouvre un champ de recherche pour filtrer en temps réel par prénom et nom.
Ajouter un enfant
Appuyez sur le bouton + pour ouvrir le formulaire. Remplissez les champs obligatoires : prénom, nom de famille, date de naissance, type de contrat (temps plein, partiel ou sur appel). Si le type est partiel, indiquez le nombre de jours par semaine (1 à 5). Ajoutez les allergies et notes dans les sections dédiées.
Fiche de l'enfant — Contacts et payeurs
Dans la fiche, appuyez sur + dans la section Contacts pour ajouter un contact. Remplissez le prénom, nom, relation (père, mère, parent, tuteur, grand-parent, autre), téléphone, courriel et cochez « Responsable du paiement » si ce contact reçoit les factures. Plusieurs contacts peuvent être payeurs pour répartir la facturation.
Documents de l'enfant
Depuis la fiche, appuyez sur + dans la section Documents pour ajouter un fichier (depuis la galerie, l'appareil photo ou un document local). Les catégories disponibles sont : Contrat, Fiche d'assiduité, Document médical, Autre. Appuyez sur l'icône de téléchargement pour récupérer un document, ou sur l'icône de suppression pour l'effacer.
Archiver un enfant
Ouvrez la fiche de l'enfant et appuyez sur « Archiver cet enfant » (bouton rouge en bas). Une date de fin de contrat doit être définie avant l'archivage — si elle est manquante, l'app vous le signale. Les données historiques (présences, factures) sont conservées. Pour réinscrire un enfant archivé, affichez les archivés dans la liste et ouvrez sa fiche.
Présences
Registre des présences
L'onglet Présences affiche le registre du jour. Pour chaque enfant, deux colonnes AM et PM permettent de marquer présent (✓) ou absent (✗). Un troisième appui sur un statut déjà actif remet l'entrée à « Non marqué ». Le résumé en haut indique le nombre de présents et d'absents pour la demi-journée.
Naviguer entre les jours
Utilisez les flèches gauche/droite pour passer d'un jour à l'autre. Appuyez sur le label de date pour ouvrir un sélecteur et aller directement à une date. Le bouton « Aujourd'hui » (visible si vous n'êtes pas sur la date du jour) ramène au jour actuel.
Jours de congé dans le registre
Si le jour sélectionné est un congé F complet, un message « Garderie fermée » s'affiche et aucune présence ne peut être enregistrée. Pour les demi-journées de congé (F½ AM ou F½ PM), seuls les boutons de la demi-journée fermée sont désactivés.
Historique des présences d'un enfant
Depuis la fiche d'un enfant, appuyez sur « Historique des présences » pour accéder à la vue détaillée. Trois onglets sont disponibles : Semaine (liste de 7 jours avec badge coloré), Mois (grille calendrier), Année (12 cartes mensuelles avec synthèse). Les statistiques globales (présents, absents, malades, non marqués) sont affichées en bas.
Dépenses
Liste des dépenses par mois
L'écran Dépenses affiche les dépenses du mois sélectionné avec le total et le nombre de factures en bannière. Naviguez d'un mois à l'autre avec les flèches ou appuyez sur le label pour choisir un mois directement. Le filtre (entonnoir) permet de filtrer par catégorie.
Ajouter une dépense manuellement
Appuyez sur le FAB +, puis sur « Ajouter manuellement ». Remplissez le nom du fournisseur, la date, l'adresse (optionnelle — pour le calcul du kilométrage), et ajoutez les articles. Chaque article a une description, une catégorie, un régime fiscal (0%, 5% TPS, ou 15% TPS+TVQ), un montant et une bascule garderie/personnel.
Régimes fiscaux et calcul automatique des taxes
Chaque article peut avoir un régime fiscal différent : 0% pour les aliments, 5% TPS pour les fournitures, 15% TPS+TVQ pour les autres achats. Le bouton « Auto » recalcule les taxes totales selon le régime de chaque article. Vous pouvez aussi saisir les taxes manuellement.
Articles garderie vs personnels
Sur chaque article, la bascule maison/personne permet de le classer comme « service de garde » ou « personnel ». Seuls les articles marqués « service de garde » apparaissent dans les résumés et rapports fiscaux. Le total service de garde et le total personnel sont calculés séparément.
Scanner une facture avec l'IA (Premium / Pro)
Appuyez sur le FAB +, puis sur « Scanner une facture ». Prenez une photo avec l'appareil photo ou importez depuis la galerie (jusqu'à 2 photos pour les longues factures). L'IA extrait automatiquement le fournisseur, la date, les articles, les montants et les taxes. Vérifiez et corrigez si nécessaire avant d'enregistrer.
Valider un scan
Sur l'écran de validation, vous pouvez : modifier le nom du fournisseur et la date, glisser un article vers la droite pour le supprimer, appuyer sur la description pour la modifier, appuyer sur le montant pour le corriger, changer la catégorie et le régime fiscal de chaque article. Des avertissements s'affichent si l'IA détecte des écarts de montants.
Résumé et export PDF
L'icône camembert dans la barre de titre ouvre le résumé des dépenses avec un graphique en anneau interactif par catégorie. L'icône PDF permet d'exporter les dépenses du mois en cours ou de l'année complète. Ces rapports peuvent être remis à votre comptable.
Calcul du kilométrage (Pro)
Lors de l'ajout d'une dépense, cochez « Ajouter le kilométrage parcouru » et remplissez l'adresse du fournisseur. GardiePro calcule automatiquement la distance aller-retour entre votre service de garde et ce fournisseur. Pour les articles de catégorie transport, un menu permet d'attribuer la dépense à un véhicule spécifique.
Facturation
Liste des factures
L'écran Facturation liste les factures regroupées par mois. Trois onglets filtrent par statut : « En attente », « Payées » et « Toutes ». Une bannière affiche le montant total en attente de paiement. Chaque carte indique l'enfant, la période, le responsable du paiement, le statut et le montant.
Générer des factures
Appuyez sur le FAB +. Sélectionnez la période (hebdomadaire, aux 2 semaines ou mensuelle), puis cochez les enfants à facturer. Le montant calculé par enfant s'affiche selon le tarif journalier et les jours payables de la période. Si un enfant a plusieurs payeurs, une boîte de dialogue vous demande de répartir le pourcentage entre eux.
Fiche d'une facture
Ouvrez une facture pour voir le montant total, la période, les jours facturables, les jours de présence et le détail des journées avec le tarif. L'icône PDF en haut à droite génère et partage le PDF. Les boutons de statut permettent de marquer la facture comme « Envoyée » puis « Payée ».
Marquer plusieurs factures payées
Appuyez sur l'icône de liste de contrôle dans la barre de titre pour activer le mode de sélection multiple. Cochez les factures à marquer et appuyez sur le bouton vert « Marquer N facture(s) payée(s) ». Une date de paiement vous est demandée.
Reçus annuels pour les parents
L'icône de reçus dans la barre de titre (ou Comptabilité → Reçus annuels) affiche les montants annuels par enfant et par payeur. Appuyez sur l'icône PDF à droite d'un parent pour générer et partager son reçu fiscal annuel. Seules les factures dont le statut est « Payée » sont comptabilisées.
Fiches d'assiduité
Dans Comptabilité → Fiches d'assiduité, sélectionnez la période bimensuelle et les enfants concernés. Appuyez sur « Générer et envoyer » pour créer les PDF. Pour chaque enfant, vous pouvez envoyer la fiche par courriel, la sauvegarder dans le dossier de l'enfant dans l'app, ou passer à l'enfant suivant. Un badge vert « Déjà générée » indique les fiches déjà produites.
Véhicules & kilométrage
Ajouter un véhicule (Pro)
Dans l'onglet Comptabilité → Véhicules, appuyez sur + pour ajouter votre véhicule. Remplissez l'année, la marque et le modèle. Saisissez le kilométrage à l'achat et le kilométrage au début de l'année fiscale (relevé de l'odomètre au 1er janvier). Vous pouvez gérer plusieurs véhicules si nécessaire.
Années fiscales et suivi du kilométrage
Dans la fiche du véhicule, appuyez sur « Nouvelle année » pour configurer une année fiscale. Entrez le km au 1er janvier et, optionnellement, le km au 31 décembre. Le compteur « Km parcourus » se met à jour automatiquement en combinant les déplacements manuels et les déplacements liés aux dépenses.
Déplacements manuels
Dans la fiche du véhicule ou l'écran Déplacements, appuyez sur + pour ajouter un déplacement. Remplissez la date, le kilométrage parcouru, la raison (ex. visite fournisseur, formation) et une note optionnelle. Les déplacements de type « Facture » (issus des dépenses avec calcul km) sont non modifiables directement ; ils pointent vers la dépense source.
Dépenses attribuées au véhicule
Lors de l'ajout d'une dépense avec un article de catégorie transport, un menu « Attribuer à un véhicule » apparaît (Pro). L'écran Dépenses du véhicule liste tous les articles attribués, groupés par année avec le total.
Archiver un véhicule
Ouvrez la fiche du véhicule et appuyez sur l'icône d'archive dans la barre de titre (icône orange). Confirmez dans le dialogue. Le véhicule passe dans la section « Archivés » de la liste mais son historique est conservé.
Comptabilité
Le hub Comptabilité
L'onglet Comptabilité centralise l'accès à tous les outils financiers : Dépenses du mois, Résumé par catégorie, Véhicules, Factures (avec badge indiquant le nombre de factures en attente), Reçus annuels et Fiches d'assiduité.
Résumé des dépenses par catégorie
La vue Résumé affiche un graphique en anneau interactif des dépenses service de garde du mois sélectionné. Appuyez sur une section du graphique pour mettre en surbrillance la catégorie. Le détail par catégorie liste chaque poste avec sa barre de progression, son montant et son pourcentage du total.
Export PDF mensuel et annuel
Depuis l'écran des dépenses ou le résumé, l'icône PDF permet d'exporter le rapport du mois affiché ou de l'année entière. Ces fichiers PDF incluent toutes les dépenses ventilées par catégorie, les montants de taxes et les totaux.
Paramètres
Profil du service de garde
Accédez à Paramètres → Mon service de garde pour modifier les informations de votre service : nom, bureau coordonnateur, nom de la RSGE, adresse, téléphone, courriel, numéro de permis et capacité maximale. Vous pouvez aussi importer un logo qui apparaîtra en en-tête de tous vos PDF. Configurez les jours d'ouverture (au moins un jour requis), la fréquence de facturation et le lundi de référence pour les fiches d'assiduité.
Tarif journalier
Appuyez sur « Tarif journalier » dans Paramètres pour modifier le montant. Une note vous rappelle que les factures déjà créées ne seront pas modifiées. Le tarif est aussi configurable depuis le profil du service de garde.
Catégories de dépenses
Dans Paramètres → Catégories, vous pouvez réordonner les catégories par glissement (la poignée à gauche). Appuyez sur le badge de régime fiscal à droite d'une catégorie pour changer sa taxe par défaut (0%, 5% TPS ou 15% TPS+TVQ). Ce régime s'applique automatiquement aux nouveaux articles de cette catégorie.
Extraction automatique des factures
Le switch « Extraction automatique » (Premium et Pro) active ou désactive l'analyse IA des reçus scannés. Si désactivé, les scans ouvrent la saisie manuelle sans extraction automatique. Pour les abonnements Basic, cette option affiche un lien vers les plans d'abonnement.
Notifications
Dans Paramètres → Notifications, configurez : le rappel quotidien de présences (avec heure personnalisable, programmé uniquement pour vos jours d'ouverture en excluant les congés des 14 prochains jours), les anniversaires des enfants (le jour J et/ou une semaine avant), et le rappel de fin de mois pour les factures. La section « Prochains anniversaires » liste les 5 prochains avec le nombre de jours restants.
Compte & sécurité
Changer le mot de passe
Dans Paramètres → Mon compte → Changer le mot de passe, saisissez votre mot de passe actuel, puis votre nouveau mot de passe (minimum 8 caractères) et sa confirmation. Une confirmation par courriel est envoyée.
Vérification en deux étapes (MFA)
Dans Paramètres → Mon compte, activez le switch « Vérification en deux étapes ». Installez une application d'authentification (Google Authenticator, Authy, etc.), scannez la clé secrète affichée ou saisissez-la manuellement, puis entrez le code généré pour valider. Une fois activé, le code sera demandé à chaque connexion.
Abonnement
Paramètres → Mon abonnement affiche votre plan actuel. Pour modifier ou annuler votre abonnement, utilisez les réglages de l'App Store (iOS : Réglages → votre nom → Abonnements → GardiePro) ou du Google Play Store (Android : Play Store → Abonnements → GardiePro).
Déconnexion
Faites défiler jusqu'en bas des Paramètres et appuyez sur « Déconnexion ». Confirmez dans le dialogue. Vos données restent conservées dans le cloud ; vous pourrez vous reconnecter avec vos identifiants.
Supprimer toutes mes données
Dans Paramètres, appuyez sur « Supprimer toutes mes données » (rouge). Un processus en 3 étapes s'ouvre : lecture de l'avertissement (données effacées de façon permanente), saisie du mot « SUPPRIMER » en majuscules pour confirmer, et saisie d'un code MFA si la vérification en deux étapes est activée. Cette action supprime définitivement : enfants, parents, présences, factures, dépenses, catégories, congés, documents et votre compte.
Vous avez encore des questions ?
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